Algemene Voorwaarden


ALGEMENE VOORWAARDEN
Deze Algemene Voorwaarden gelden voor alle Evenementen van 4cm, 4cm-sport, 4cm-events of anderszins gelieerde bedrijven.

Artikel 1 Definities
1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
A. Evenement: een evenement dat worden georganiseerd door 4cm en gelieerde handelsnamen, hierna te noemen Organisator.
B. Deelnemer: de natuurlijke persoon, al dan niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan een Evenement.
C. Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan een Evenement.
D. Organisator: 4cm en/of gelieerde handelsnamen.

Artikel 2 Toepasselijkheid
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op ieder (sport)evenement van 4cmen iedere overeenkomst tussen 4cm en de deelnemer waarop 4cm deze voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met 4cm, waarvoor 4cmvoor de uitvoering van de overeenkomst derden betrekt.
3. De toepasselijkheid van eventuele door de deelnemer gehanteerde voorwaarden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn dan wel vernietigd worden, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van toepassing. Partijen zullen, indien gewenst, overleg plegen over een acceptabel alternatief voor de nietige en/of vernietigde bepaling(en).

Artikel 3 Aanbod
1. Alle genoemde prijzen zoals vermeld op de webpagina van het Evenement zijn vast.
2. Kennelijke vergissingen of fouten in de prijsstellingen binden 4cm niet.
3. De prijzen in de genoemde aanbiedingen zijn in Euro’s en inclusief BTW, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst
1. Indien een inschrijving wordt gedaan door de deelnemer, komt de overeenkomst pas tot stand op het moment dat 4cm de inschrijving digitaal bevestigd aan de deelnemer.
2. De deelnemer aanvaard het programma en genoemde prijsstelling voor het evenement door een daarvoor bestemd (online) inschrijfformulier volledig in te vullen en te verzenden, tenzij anders is aangegeven. Voorwaardelijke inschrijvingen worden niet geaccepteerd, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van 4cm.
3. 4cm behoudt zich het recht voor de inschrijving van de deelnemer voor een evenement te weigeren op grond van overtekening of bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde door, faillissement van of verleende surseance aan de deelnemer.

Artikel 5 Deelname
1. Deelname aan een Evenement is uitsluitend mogelijk voor een natuurlijke persoon die tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd heeft bereikt, zoals vermeld op de website van het betreffende Evenement..
2. De Deelnemer mag aan een Evenement slechts deelnemen indien hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig, naar waarheid heeft ingevuld, indien het inschrijfgeld volledig is voldaan en indien de deelnemer akkoord is gegaan met deze algemene voorwaarden.
3. De deelname aan een Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is dus niet toegestaan een ander in plaats van de Deelnemer aan het Evenement deel te laten nemen.
5. Indien de Deelnemer verhinderd is – ongeacht om welke reden – om aan een Evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd.
6. De Organisator kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het Evenement geen doorgang te laten vinden. In dat geval vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
7. De Organisator kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het Evenement voortijdig te beëindigen, op te schorten of te wijzigen. De Organisator kan eveneens op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten een route en /of het programma van het evenement te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
8. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de Deelnemer gemaakte kosten, waaronder ook reis-, verblijf- en huisvestingskosten.

Artikel 6 Annulering door de deelnemer
1. De deelnemer heeft na totstandkoming van de overeenkomst een wettelijke bedenktijd van veertien dagen. Tijdens deze bedenktijd kan de deelnemer zijn deelname aan het evenement kosteloos annuleren, tot uiterlijk de dag voor aanvang van het evenement.
2. Tenzij anders is aangegeven, kan de deelnemer de overeenkomst tot 28 dagen voor de aanvangsdatum van een evenement kosteloos annuleren, de al betaalde deelnemersgelden worden gerestitueerd. Indien de overeenkomst of een deel van de overeenkomst wordt geannuleerd vanaf de 28ste dag voor de aanvangsdatum van een evenement, worden de volledige deelnemersgelden in rekening gebracht en vindt geen restitutie plaats, behalve in situaties als bedoeld in lid 1 van dit artikel.
3. Het tweede lid is niet van toepassing op een overeenkomst tot deelname aan een voor de deelnemer kosteloos evenement. In geval van annulering van een overeenkomst met betrekking tot een dergelijk kosteloos evenement geldt het volgende:
− tot de 14e dag (exclusief) voor de dag van het evenement worden geen kosten in rekening gebracht;
− vanaf de 14e dag (inclusief) tot en met de dag van het evenement is de deelnemer administratiekosten en omslag overige kosten verschuldigd, behalve in situaties als bedoeld in lid 1 van dit artikel. Deze kosten worden gefactureerd.
4. Annulering kan slechts schriftelijk plaatsvinden.
5. Als annuleringsdatum wordt de datum gehanteerd van de poststempel of e-mail.

Artikel 7 Vervanging
De deelnemer kan bij verhindering in zijn plaats een ander laten deelnemen aan het evenement. Vervanging is alleen mogelijk als de gegevens van de vervanger minimaal acht dagen voor de aanvangsdatum van het evenement schriftelijk aan 4cm zijn medegedeeld. Als er (toelatings-)voorwaarden zijn gesteld, moet de plaatsvervanger aan deze voorwaarden voldoen. Voldoet hij hier niet aan, dan betaalt hij de eventuele extra kosten.

Artikel 8 Tussentijdse beëindiging door de deelnemer
1. In geval de deelnemer na aanvang van een evenement de deelname tussentijds beëindigt of anderszins niet meer aan het evenement deelneemt, is de deelnemer betaling van de volledige kosten verschuldigd en bestaat niet het recht op enige terugbetaling of kwijtschelding.
2. Bij tussentijdse beëindiging bestaat niet het recht tot het zenden van een plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 6.
3. Bij tussentijdse beëindiging binnen de door de accrediterende beroepsorganisatie(s) gestelde aanwezigheidsplicht vervalt het recht op accreditatiepunten.

Artikel 9 Annulering door 4cm
1. 4cm behoudt zich het recht voor een evenement te annuleren als indien daartoe door 4cm voldoende reden aanwezig wordt geacht, zonder dat de deelnemer daardoor enige aanspraak op schadevergoeding heeft.
2. In geval van annulering zullen de inschrijving en overeenkomst als vervallen worden beschouwd.
3. Als het evenement wordt geannuleerd wegens overmacht is artikel 14 van toepassing.
4. Als het evenement wordt geannuleerd zonder dat er sprake is van overmacht als bedoeld in artikel 14, heeft de deelnemer recht op terugbetaling van de reeds betaalde deelnemersgelden, na aftrek van de eventuele administratiekosten.
5. 4cmzal de deelnemer zo spoedig mogelijk in kennis stellen van de annulering.

Artikel 10 Voorbehoud van wijzigingen
1. 4cm behoudt zich het recht voor de datum of data van een evenement te wijzigen indien daartoe door 4cm voldoende reden aanwezig wordt geacht, zonder dat de deelnemer daardoor enige aanspraak op schadevergoeding heeft. 4cm zal de deelnemers zo spoedig mogelijk in kennis stellen van een dergelijke wijziging. De wijziging geeft de deelnemer het recht zijn inschrijving te annuleren binnen zeven dagen na de kennisgeving van de wijziging. Als er sprake is van overmacht is artikel 14 van toepassing. Als er geen sprake is van overmacht heeft de deelnemer recht op restitutie van de reeds betaalde deelnemersgelden, na aftrek van de eventuele administratiekosten.
2. Het staat 4cm te allen tijde vrij de inhoud, het programma, de indeling, de tijdstippen en/of de locatie van het evenement te wijzigen en/of de sprekers, workshopgevers dan wel trainers te vervangen, zonder dat de deelnemer daardoor enige aanspraak op schadevergoeding heeft. Als er een wijziging plaatsvindt zal 4cm de deelnemers hiervan zo spoedig mogelijk in kennis stellen. De wijziging geeft de deelnemers niet het recht op annulering of restitutie van de al betaalde deelnemersgelden. Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11 Ontbinding van de overeenkomst
1. Onverminderd de haar verder toekomende rechten is 4cmbevoegd zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling, hetzij de verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst te ontbinden, indien de deelnemer:
a. de betalingen niet op tijd heeft voldaan;
b. in de nakoming van een verplichting is tekortgeschoten, dan wel voor 4cm voorzienbaar is dat hij daarin tekort zal schieten.
Ontbinding van de overeenkomst of opschorting van de verdere uitvoering van de overeenkomst geschiedt door middel van een schriftelijke verklaring, zonder dat 4cm gehouden is tot enige schadevergoeding.
2. Alle vorderingen die 4cm in deze gevallen op de deelnemer mocht hebben of verkrijgen, zullen onmiddellijk en ten volle opeisbaar zijn.

Artikel 12 Betaling
1. De betaling van de deelnemersgelden moet per direct via de online betalingssystemen worden voldaan en dus voor aanvang van het evenement. Meldt de deelnemer zich aan in de periode dat er vroegboekkorting geldt, dan wordt deze automatisch verrekend in het betaalproces.
2. Bij evenementen waarbij de deelnemersgelden lager zijn dan € 300,- moet de deelnemer direct bij inschrijving betalen via de online betalingssystemen die worden aangeboden.
3. Een uitzondering hierop is het inschrijven van een bedrijf, welke formeel staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, hier mag ook door middel van een digitale factuur betaald worden.
4. Bij evenementen waarbij de deelnemersgelden € 300,- of hoger zijn, kan de deelnemer direct bij de aanmelding betalen via de aangeboden betalingssystemen of later betalen door middel van een digitale factuur.
5. Digitale facturen worden gericht aan de deelnemende bedrijven. Het is niet mogelijk om de factuur te richten aan een ander bedrijf of een andere persoon dan de deelnemer. Voor het betalen door middel van een digitale factuur wordt geen toeslag berekend.
6. Bij eventuele creditcardbetalingen wordt een toeslag berekend.
7. Als het bedrijf kiest voor betaling door middel van een digitale factuur, moet de deelnemer binnen veertien dagen na de factuurdatum betalen, lid 1 van dit artikel is van overeenkomstige toepassing.
8. Indien het bedrijf de factuur niet binnen veertien dagen betaalt wordt er eenmalig een herinnering per e-mail naar de deelnemer verzonden.
9. Indien geen betaling is ontvangen na de eerste herinnering, wordt per e-mail een tweede herinnering naar het bedrijf verzonden. De factuur is hiermee verhoogd met €15 herinnerings- en administratiekosten.
10. Als betaling na de tweede herinnering uitblijft, wordt per email een derde herinnering verstuurd en kan de vordering overgedragen worden aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder, tenzij de deelnemer binnen vijf werkdagen betaalt.
11. De invorderingskosten die voortvloeien uit de verkrijging van voldoening in en buiten rechte door het incassobureau of deurwaarder zijn voor rekening van de deelnemer.
12. Indien 4cm gehouden is tot terugbetaling van deelnemersgelden op grond van deze voorwaarden, zal deze terugbetaling zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 42 dagen na afloop van het evenement geschieden.

Artikel 13 Risico en aansprakelijkheid
1. 4cm is aansprakelijk voor directe schade die de deelnemer lijdt en die het rechtstreeks en uitsluitend gevolg is van een aan 4cm toe te rekenen tekortkoming. Elke aansprakelijkheid van 4cm is beperkt tot het bedrag dat onder de betreffende aansprakelijkheidsverzekering van 4cm wordt uitgekeerd.
2. Aansprakelijkheid van 4cm voor gevolgschade en indirecte schade is uitgesloten.
3. De beperkingen uit lid 1 en 2 van dit artikel komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van aan 4cm toerekenbare opzet of grove schuld van 4cm.
4. Het betreden van de plaats waar het evenement plaatsvindt en het bijwonen van het evenement is op eigen risico van deelnemer, ondanks dat 4cm er op toe ziet dat alle in redelijkheid te nemen maatregelen zijn getroffen ter vermijding van schade voor de deelnemers.
5. De deelnemer is aansprakelijk voor en wordt geacht zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf wordt veroorzaakt alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen wordt veroorzaakt.
6. De deelnemer vrijwaart 4cm voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen 4cm zouden kunnen doen gelden.
7. 4cm onthoudt zich van iedere inmenging met betrekking tot geschillen waarbij zij geen partij is, waaronder begrepen doch niet beperkt tot geschillen tussen deelnemers onderling.
8. Elke deelnemer moet zelf de nodige waakzaamheid en veiligheid in acht nemen en is gehouden de instructies en aanwijzingen op te volgen van 4cmen personen die bij de organisatie van het evenement betrokken zijn.
9. Het bepaalde in dit artikel geldt ook ten gunste van alle (rechts-)personen waarvan 4cm zich ten uitvoering van de overeenkomst bedient.
Artikel 14 Verstoring orde en veiligheid
1. In het belang van de orde kan 4cm besluiten tot verwijdering van een zich misdragende deelnemer van een evenement en/of tot het naar aanleiding daarvan inschakelen van de politie.
2. In geval een deelnemer op grond van dit artikel wordt verwijderd van een evenement is 4cm niet gehouden tot enige schadevergoeding. Artikel 7 is van overeenkomstige toepassing.
3. De eventuele door deze misdragingen veroorzaakte schade zal op de betrokken deelnemer worden verhaald.

Artikel 15 Overmacht
1. 4cm is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan, doch niet daartoe beperkt, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop 4cm geen invloed uit kan oefenen, doch waardoor 4cm niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Ziekten van niet-tijdig te vervangen trainers en sprekers, epidemieën, natuurrampen, werkstakingen op het bureau van 4cm of elders en overmacht bij derden van wie 4cm op enigerlei wijze afhankelijk is worden daaronder begrepen.
2. Indien een evenement wegens overmacht stilgelegd, gewijzigd, verplaatst dan wel afgelast moet worden, zal 4cm de reeds betaalde deelnemersgelden restitueren tot het eventuele positieve saldo dat overblijft na verrekening van de gemaakte kosten van het evenement, waarbij rekening wordt gehouden met het bedrag dat de eventueel voor het evenement afgesloten verzekering uitkeert.
3. In geval van stillegging, afgelasting, wijziging dan wel verplaatsing van een evenement als gevolg van overmacht is 4cm is niet gehouden tot enige schadevergoeding.

Artikel 16 Verspreiding promotiemateriaal en overige tijdens evenementen
1. Tijdens evenementen is het niet toegestaan zonder toestemming van 4cm promotie, folders of andere materialen te verspreiden.
2. Aan het verkrijgen van toestemming van 4cm kunnen kosten en voorwaarden verbonden worden.
3. Indien blijkt dat zonder toestemming materialen zijn verspreid moet de deelnemer die hiervoor verantwoordelijk is alle materialen terstond verwijderen of alsnog de kosten voor de toestemming betalen en aan de voorwaarden voldoen.

Artikel 17 Deelnemerslijst
Deelnemers kunnen bij hun aanmelding voor een evenement aangeven of ze akkoord gaan met het plaatsen van hun gegevens op de digitale deelnemerslijst. Per evenement kan de deelnemer besluiten of hij op de deelnemerslijst vermeld wil worden. De deelnemerslijst is openbaar en is in sommige gevallen in te zien op de webpagina van het evenement. In de aanmeldingsprocedure wordt vermeld welke gegevens worden gepubliceerd. Op de lijst worden de namen van de deelnemers getoond. Als de deelnemer een pasfoto en/of de naam van zijn werkgever heeft toegevoegd worden deze in sommige gevallen ook getoond. De gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt.

Artikel 18 Copyright
1. Alle materialen en grafische of andere ontwerpen, die door of in opdracht van 4cm zijn gemaakt in het kader van het evenement, blijven het intellectuele eigendom van 4cm.
2. De deelnemer die materialen en ontwerpen wil gebruiken, kan hiervoor een schriftelijk verzoek indienen bij 4cm. 4cm kan voorwaarden verbinden aan de toestemming.

Artikel 19 Fotograferen en opnames filmmateriaal tijdens evenementen
Tijdens de evenementen kan 4cm foto’s en filmopnames laten maken. Dit foto- en filmmateriaal gebruikt 4cm op de website, in digitale en papieren nieuwsbrieven en op social media. Deelnemers kunnen achteraf bezwaar maken als een foto of filmopname van zichzelf is geplaatst, door een e-mail te sturen naar info@4cm.nl. 4cm zal de foto of filmopname dan zo spoedig mogelijk verwijderen of aanpassen.

Artikel 20 Vertrouwelijkheid en privacyreglement
1. Alle informatie die door deelnemers wordt verstrekt is vertrouwelijk voor 4cm, haar medewerkers en medewerkers van derden die door 4cm worden ingehuurd.
2. 4cm heeft een privacyreglement die van toepassing is op evenementen van 4cm. Dit privacyreglement is in te zien en te downloaden op de website van 4cm en/of op de website van het desbetreffende evenement.

Artikel 21 Klachten, toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. 4cm heeft een klachtenprocedure voor klachten over de evenementen van 4cm. Deze klachtenprocedure is in te zien en te downloaden op de website van 4cm en/of op de website van het betreffende evenement.
2. Op elke overeenkomst tussen 4cm en de deelnemer is het Nederlands recht van toepassing.
3. Bij alle geschillen die mochten ontstaan tussen 4cm en de deelnemer zullen partijen trachten het geschil minnelijk te beslechten. Als dit niet lukt, zal het geschil beslecht worden door de bevoegde rechter te Leiden.